Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

2. Datenschutzbeauftragter

Sofern gesetzlich vorgeschrieben, haben wir einen Datenschutzbeauftragten bestellt. Dieser ist erreichbar unter:
[DATENSCHUTZ-EMAIL]

3. Erhobene Daten und Verarbeitungszwecke

3.1 Registrierung und Account-Nutzung

Bei der Registrierung und Nutzung des Dienstes verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten:

• Name und E-Mail-Adresse (zur Identifikation und Kommunikation)
• Passwort (verschlüsselt gespeichert, Argon2id-Hashing)
• IP-Adresse (für Sicherheitszwecke und Login-Schutz)
• Ticket-Inhalte und Anhänge (zur Erbringung des Dienstes)
• Nutzungs- und Aktivitätsdaten (für Audit-Log, Analytics)

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Sicherheit des Dienstes).

3.2 Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, werden die übermittelten Daten (Name, E-Mail-Adresse, Nachrichteninhalt) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage gespeichert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

3.3 Server-Logfiles

Unser Webserver erfasst automatisch Informationen in Server-Log-Files: IP-Adresse, Browsertyp, Betriebssystem, Referrer-URL, Datum/Uhrzeit. Diese Daten werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt und nach 30 Tagen gelöscht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

3.4 KI-Verarbeitung

Sofern Sie KI-gestützte Funktionen nutzen (Ticket-Klassifikation, Antwort-Entwürfe, Duplikat-Erkennung), werden Ticket-Inhalte an unseren KI-Dienst (IONOS AI Hub) übermittelt. Vor der Übermittlung werden personenbezogene Daten automatisch pseudonymisiert (PII-Redaktion). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Ihre ausdrückliche Nutzung der Funktion.

4. Weitergabe an Dritte

Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nur in folgenden Fällen:

• Stripe Inc. — für die Zahlungsabwicklung (Abrechnungsdaten). Stripe ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.
• Microsoft Corporation — bei Nutzung der Microsoft Entra ID-Integration (SSO) oder Microsoft Graph-Diensten. Verarbeitung nach EU-Standardvertragsklauseln.
• IONOS SE — Hosting und KI-Dienst (IONOS AI Hub) innerhalb der EU/Deutschland.

Im Übrigen geben wir Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

5. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Speicherung entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen. Account-Daten werden nach Kündigung des Vertrags innerhalb von 30 Tagen gelöscht. Rechnungs- und Zahlungsdaten unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren (§ 147 AO).

6. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben gemäß DSGVO folgende Rechte:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Welche Daten wir über Sie speichern.
• Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO): Korrektur unrichtiger Daten.
• Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO): „Recht auf Vergessenwerden".
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO).
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Export Ihrer Daten in maschinenlesbarem Format.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Gegen Verarbeitungen auf Basis berechtigten Interesses.
• Beschwerderecht: Bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: [DATENSCHUTZ-EMAIL]

7. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder Zugriff durch unberechtigte Personen zu schützen. Dazu gehören unter anderem: TLS/HTTPS-Verschlüsselung aller Übertragungen, Argon2id-Passwort-Hashing, verschlüsselte Speicherung sensibler Felder (AES/Fernet), JWT-basierte Authentifizierung mit Token-Blacklisting sowie regelmäßige Sicherheits-Audits.

8. Cookies und Google Analytics

Die Anwendung setzt technisch notwendige Cookies ein (Session-Token, CSRF-Schutz). Diese Cookies sind für den Betrieb des Dienstes erforderlich, können nicht deaktiviert werden und bedürfen keiner Einwilligung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sowie § 25 Abs. 2 TDDDG.

Zusätzlich nutzen wir – nur mit Ihrer vorherigen Einwilligung – Google Analytics 4 (Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland; Verarbeitung ggf. auch durch die Google LLC, USA, im Rahmen des EU-US Data Privacy Framework) zur statistischen Auswertung der Website-Nutzung. Dabei werden u. a. gekürzte/anonymisierte IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen sowie Interaktionen mit dieser Website verarbeitet und in Cookies (_ga, _ga_*, Speicherdauer bis zu 14 Monate) gespeichert.

Rechtsgrundlage ist ausschließlich Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG), die Sie beim ersten Besuch über den Cookie-Banner erteilen oder ablehnen können. Ohne Einwilligung wird kein Analytics-Skript geladen. Sie können Ihre Entscheidung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft ändern: Cookie-Einstellungen ändern.

9. Zuständige Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. Die für uns zuständige Behörde ist:

[NAME DER ZUSTÄNDIGEN LANDESBEHÖRDE]
[ADRESSE DER BEHÖRDE]
https://www.bfdi.bund.de

10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen anzupassen oder Änderungen unserer Leistungen umzusetzen. Die jeweils aktuelle Version ist auf dieser Seite abrufbar.